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Propostas para os procedimentos de OPME, você controla?

Quem distribui OPME sabe que os negócios começam por uma consignação. Em geral, são duas naturezas de consignações: aquela que visa atender a um procedimento específico, denomina-se Consignação Provisória, onde é enviado para o hospital um conjunto de produtos para que o médico tenha opções de escolha durante o procedimento, e devolvidos ao estoque os que sobraram; e a Consignação por Transferência de Estoque, sendo aquela em que os produtos ficam consignados nos hospitais, e repostos periodicamente de acordo com o uso.

Neste texto vamos examinar a importância de controlar as Propostas para os Procedimentos, ou Consignações Provisórias.

A proposta é formalizada quando há previsão de se fazer um procedimento em um paciente e precisa-se cotar uma lista de itens requisitados pelo médico. Normalmente, já existe uma tabela de preços pactuada e individualizada por cliente. Caso contrário o valor será decidido com base em outros critérios.

Nesse passo, denominado Proposta Pré, por acontecer antes da realização do procedimento, encontramos o primeiro problema. Alguns convênios exigem que sejam feitas em seus portais, outros recebem por e-mail. Como controlar os orçamentos pendentes se existem documentos em diferentes locais (portais e ERP)?

Ordinariamente, os distribuidores não controlam nada nessa fase do processo, o que é um erro. De modo usual as propostas são arquivadas em pastas e, quando o cliente liga para tratar do assunto, localiza-se a proposta nos arquivos, ou a resposta aparece no site do cliente. A postura é quase sempre reativa.

Com este hábito são desprezadas informações valiosas, que poderiam subsidiar os planejamentos de vendas e compras. Contando com um processo estruturado os orçamentos não aprovados também seriam controlados e classificados pelos respectivos motivos, não passariam de quatro ou cinco. A compilação dos dados dotaria o gestor de informações para atuar na superação das barreiras para melhorar os resultados.

Mas como controlar os orçamentos se são elaborados em diversos canais?

Há dois caminhos:

  1. Integrar o ERP aos portais: nos eventos de TI e gestão da indústria de saúde fala-se que num futuro próximo toda a cadeia de suprimento estará integrada. As empresas mais competitivas, ao perceberem o valor estratégico da TI, integraram ou estão integrando sistemas. A eficiência é enorme, um robô do ERP pesquisa e baixa as cotações em intervalos de 3 minutos, por exemplo. O usuário identifica as cotações pendentes no ERP e faz a proposta em um único ambiente. Após concluir, exporta o arquivo para o respectivo portal. Assim, todas as propostas estarão arquivadas no ERP. Com isso, no momento da elaboração da proposta o ERP informa as condições de crédito do cliente, os preços de tabela, e ainda pode subsidiar de diversas informações para a formação do preço de venda, como: data da última cotação e qual o preço praticado no cliente, e se ganhou ou perdeu, oportunizando resultados muito mais certeiros. O robô também pesquisa e baixa automaticamente o resultado das cotações no mesmo intervalo de tempo, informando ao ERP os itens aprovados e os não aprovados. Essa tecnologia é utilizada pelos líderes para escalar vendas, pois otimiza o tempo dos colaboradores do setor de cotações que não precisarão mais procurar novos negócios e respostas das cotações em diversos portais, podendo dedicar o tempo em atividades mais nobres, como elaborar propostas, analisar os fracassos, pensar e implementar estratégias de como aumentar o índice de sucesso. A integração também aumenta exponencialmente a quantidade de cotações que a empresa participa, trata-se de passar a concorrer nas que não tinha acesso, pois não conseguia nem enxergá-las. Assim, pode-se perceber que integrar sistemas tornou-se estratégico e que o investimento é altamente compensador.

     2. Assumir o retrabalho: neste caso o recomendável é fazer primeiramente a proposta no ERP para se obter os preços negociados e as facilidades oferecidas na formação do preço de venda, e depois, com a “cola” na mão, digitar no portal. A manutenção do orçamento, quando há renegociações, também será em ambos os sistemas.

O Controle dos Orçamentos informa ao gestor quanto de negócios a empresa está participando, e, a partir do histórico de êxito, pode planejar quantos procedimentos a empresa irá realizar, quanto irá faturar, o desempenho previsto da Força de Venda e que médicos estão atuantes ou ausentes.

Além disto, oferece condições para inverter a postura do setor de cotações, de reativo para pró-ativo, aumentando assim o porcentual de sucesso e a diminuição do tempo de autorização do procedimento.

A análise dos resultados negativos pode tornar a empresa mais competitiva, atuando para superar os problemas que as fez perder cotações.

Como visto, esse controle é a primeira etapa, a parte superior na elaboração de um Funil de Vendas. É dali que o gestor terá informações para planejar e implementar estratégias para transformar propostas em procedimentos realizados.

Também subsidia a logística de compras. Ao saber quais os produtos estão em cotação o comprador pode suprir melhor o estoque, sem comprar em demasia nem deixar faltar.

As informações estão disponíveis, organizá-las e controlar essa fase do processo é uma escolha, que pode, ao final, melhorar os resultados de vendas, reposição de estoque e fluxo de caixa. A decisão fica em suas mãos.

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