Na Gestão OPME, os processos de consignação são complexos e com regras de negócios muito específicas, por isso são inúmeros os pontos vulneráveis, vão desde a ignorância das causas dos orçamentos não aprovados em função da falta de gerenciamento, até a perda de produtos por esquecimentos, desvios, lotes vencidos etc. decorrentes do quase completo descontrole do que está consignado. Isto sem falar em glosas, controle da documentação exigida para faturar, demora na autorização para o faturamento, exigência de novos descontos após o procedimento e inadimplência elevada.
O cenário
Não bastasse o apontado, o setor experimenta um alto índice de mudanças estruturais que vem impondo aos distribuidores a redução das margens. Como todo segmento, os aprimoramentos, a competitividade e os avanços são inexoráveis; vieram para ficar o compliance das marcas globais que limita os patrocínios em congressos e eventos do segmento; os novos entrantes, principalmente da China com preços muito mais atrativos, e que, mesmo não sendo em sua maioria marcas de alto prestígio, quebram os paradigmas dos preços até recentemente estabelecidos.
Como reação às mudanças muitos players já vendem diretamente aos hospitais e convênios ou estão se estruturando para isto, em especial nos grandes centros. Percebe-se também movimentos para delegar ao distribuidor o papel de representação comercial e integrador logístico, otimizando sua expertise para a sobrevivência do negócio.
O valor da gestão OPME
“Não serão os maiores ou os mais fortes que sobreviverão, mas aqueles que souberem se adaptar às mudanças”. Charles Darwin
Diante de tal cenário, para sobreviver e prosperar será necessário compreender e aceitar que entramos na era do profissionalismo, da competência, da meritocracia e da tecnologia de gestão. Não adianta brigar com os fatos e com as tendências, o melhor é se adequar.
Segue abaixo as cinco principais adequações:
As margens foram pulverizadas:
de agora em diante a empresa precisa ser enxuta, eficiente e eficaz. O controle dos custos tornou-se estratégico. É hora de ouvir o maior empresário brasileiro Jorge Paulo Lemann que diz que “Custo é igual unha, deve ser sempre cortado”. Vale ressaltar que as perdas são assustadoras neste segmento, e passa por falta dos controles dos produtos consignados, processos aguardando autorização de faturamento que ficam “esquecidos”, produtos vencidos etc. Outro tema pertinente é o Controle da Cobrança, para que a inadimplência não dispare a níveis incontroláveis. Ou seja, de um lado corta-se custos, e de outro traz de volta o capital da empresa.
Identificação e definição dos processos de negócios:
sem conhecimento racional dos processos internos não há como controlar os milestones, ou marcos, e nem saber se as atividades e procedimentos estão sendo observados.
Comunicação eficiente entre as pessoas chave envolvidas no processo:
um processo de negócio pode envolver, muitas vezes, diversos colaboradores, que precisam se comunicar entre si quando o encerramento de uma etapa corresponde ao início de outra entre pessoas distintas. Por exemplo, se o procedimento foi autorizado e falta o agendamento o vendedor precisa ser comunicado imediatamente e sem burocracia sobre quais os itens foram autorizados e não autorizados, para que ele informe ao médico e faça a agenda. Do mesmo modo, se a agenda foi concluída, o vendedor precisa receber este comunicado para que defina que itens irão para o procedimento.
Implantação de um modelo de melhoria contínua:
existem diversos métodos de qualidade, um dos mais utilizados é o PDCA, P de planejamento (planejar como será o processo e estabelecer metas, por exemplo), D de dirigir a execução do planejamento, C de controlar (estabelecer os pontos de controle, os milistones, e atingimento de metas) e A de avaliar e agir mediante os resultados (padronizar no sucesso, alterar ou treinar no insucesso).
Investimento em ERP com aderência à atividade de distribuição de OPME:
é a tecnologia capaz de proporcionar a redução de custos, dotar a empresa de eficiência operacional e de controles, acompanhar os principais processos internos com seus respectivos marcos, e oferecer uma comunicação automática das ações entre as pessoas chave. Mas o ERP precisa ser customizado com as regras de negócio do seu segmento, ter aderência à sua empresa.
Muito ainda se pode falar e escrever sobre a complexidade da gestão do Distribuidor Hospitalar, mas se você, caro leitor, observar os pontos acima sua empresa vai dar um grande salto, capaz de garantir a sua sobrevivência e gerar crescimento.
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Autor(a): Geraldo Valle
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