No segmento atacadista, e, em especial, para o Distribuidor Hospitalar, a Gestão de Suprimentos é estratégica, um dos mais importantes Fatores Chave de Sucesso (FCS).
FCS são os pontos que os gestores precisam focar toda a sua atenção para alcançar o sucesso e evitar o fracasso. Não podem, de forma alguma, serem negligenciados.
O que é a Gestão de Suprimentos?
É comum confundir Gestão de Suprimentos com Reposição de Estoque, esta é apenas uma das atividades da primeira. Em outros artigos abordamos o tema de forma mais genérica, mas vale consultar: “A importância da Tecnologia para a Logística dos Distribuidores” e “Sua Distribuidora Gerencia a Cadeia de Suprimentos?“.
Gestão de Suprimentos vem a ser o que, quanto, a que preço e de quem comprar para manter-se competitivo; inclui também o que não se deve comprar, e a classificação das vendas, dentre outras atividades.
Métodos para calcular a Reposição de Estoque
Existem diversos métodos de cálculo de Reposição de Estoque, o mais confiável é o que calcula o estoque ideal em dias utilizando o giro como base.
Variação de giro para mais ou para menos
Produtos com históricos baixos de vendas podem receber um incremento de demanda, assim, se a sua Reposição de Estoque for baseada no giro, e parametrizada para x dias de estoque, a informação será atualizada automaticamente.
Do mesmo modo, produtos que vendiam muito e tiveram queda serão atualizados em tempo real.
Desta forma, para se obter informações confiáveis, a Reposição de Estoque irá sugerir a quantidade a comprar com base no giro de um dado período que o Distribuidor Hospitalar julgue ideal como amostra, e para uma determinada quantidade de dias futuros.
Cálculos complementares
Ainda terá de subtrair o que se tem em estoque, as Ordens de Compra pendentes de entrega dos fornecedores, e entradas em recepção que encontram-se em conferência.
Precisa também adicionar as vendas pendentes de entrega causadas por desequilíbrios do estoque, bem como as reservas que estão em separação ou faturamento.
Cálculos por quantidades informadas
Como demonstrado, sistemas que calculam a Reposição de Estoque baseado em quantidade de unidades os estoques mínimo e máximo, não acompanham essa dinâmica, as variações de demanda para mais ou para menos são ignoradas, e a informação de quanto comprar estará sempre errada.
Gestão de Suprimentos – O que não comprar?
Saber o que comprar, embora indispensável, não é suficiente, frequentemente a sugestão de compra apresenta-se abaixo do limite para gozar dos descontos estabelecidos pelo fornecedor ou aquém do valor da cota; outra hipótese é aumentar a quantidade para barganhar melhores preços.
Itens com saldo e sem giro
Nesses casos há o risco de comprar em excesso e ter prejuízos com lotes vencidos. Como solução, recomenda-se consultar, dentre os itens do fornecedor que não tiveram sugestão de compra, quais tem estoque e não giraram.
Estes não podem receber novas compras, devendo até mesmo ser objeto de negociação para devolução ou de alguma compensação para uma promoção agressiva de preços.
Crie cenários na Gestão de Suprimentos
Para complementar a compra, o Distribuidor Hospitalar pode alterar a consulta aumentando os dias em estoque, por exemplo, o sistema apontou uma dada quantidade a comprar para um estoque de 20 dias, como ficaria a lista de itens se alterasse para 30 ou 40 dias? É provável que novos produtos apareçam além do aumento de quantidade para os anteriormente listados.
A dica é esta, crie cenários para melhor decidir sobre o que adicionalmente comprar.
Informações objetivas
Vale ressaltar que a Gestão de Suprimentos é um recurso que auxilia o gestor a tomar decisões, existem informações que o sistema ignora, por exemplo, uma grande venda está sendo negociada e será considerada apenas no momento da compra.
O importante é partir de bases objetivas, e assim reduzir os riscos de comprar mal e ter o capital de giro comprometido, ou vê-lo escoado pelo ralo.
Como eliminar a distorção do cálculo da Reposição do Estoque?
O cálculo do giro é feito dividindo-se a soma das vendas pela quantidade de dias no período da amostra, no entanto pode haver distorções que irão contaminar o resultado e indicar uma quantidade a comprar maior do que o necessário.
Vendas Pontuais
São os casos das vendas que não se repetem. Por exemplo, vendeu-se um grande volume a preços bem baixos porque o lote estava próximo do vencimento. Ou teve um fornecimento único e expressivo, uma licitação por exemplo. Nessas e em outras situações o resultado do cálculo do giro estará distorcido para maior, apontando uma quantidade acima do necessário.
Para solucionar o problema podemos classificar cada venda. Assim, cria-se uma tabela com dois tipos de giro denominados “Normal” e “Único”; e cada pedido será classificado de acordo com o giro da venda.
Vendas Pontuais x Vendas Normais
Os pedidos fora da curva receberão a classificação de “Único”, e, na consulta da Gestão de Suprimentos filtra-se com o tipo “Normal”. Dessa forma as vendas do tipo “Único” serão desprezadas e o cálculo da Reposição do Estoque não estará distorcido.
Gestão de Suprimentos para o Distribuidor Hospitalar que trabalha com Multimarcas
Ainda que os recursos e métodos acima sejam universais podem não ser suficientes, principalmente os Distribuidores Hospitalares de materiais de consumo (correlatos), laboratório e medicamentos que trabalham com diversas marcas concorrentes para o mesmo produto.
Para esses modelos de negócio não basta analisar o giro de uma dada marca, precisa-se considerar o comportamento do item dentre todos os fabricantes.
Mas por enquanto ficamos por aqui, abordaremos o assunto Multimarcas em outro artigo, nosso objetivo por ora é demonstrar ao Distribuidor Hospitalar a importância da Gestão de Suprimentos e entendê-la como um Fator Chave de Sucesso dentro do seu negócio.
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