Dada a importância da disponibilidade de recursos para a qualidade de vida dos pacientes, a distribuição de medicamentos e produtos hospitalares lida com demandas rígidas, afinal, não apenas os produtos precisam chegar ao destino dentro do prazo, como também em perfeitas condições.
Por isso, os gestores precisam atuar em conformidade com a Agência de Vigilância Sanitária (Anvisa) e, obrigatoriamente, com a ajuda de um farmacêutico que supervisione toda a cadeia de suprimentos, garantir que os medicamentos e produtos sejam armazenados, manipulados e distribuídos corretamente.
Para que a entrega da carga seja feita de forma rápida e eficiente é preciso contar com um software que ofereça controles e uma boa visualização dos fluxos de informações, de modo a evitar perdas.
Continue lendo para saber como implementar um sistema na sua distribuidora para otimizar suas operações e melhorar os resultados!
A importância de um ERP especializado na distribuição hospitalar
Transportar medicamentos e produtos para a saúde é uma tarefa complexa, que exige uma série de requisitos. Como dissemos, há a exigência de que um farmacêutico acompanhe toda a cadeia de distribuição, orientando a empresa no cumprimento das normas e melhores práticas do setor.
Assim a distribuidora consegue atender aos requisitos técnicos do órgão regulador e evitar perdas. Envolve treinamento dos colaboradores, responsabilidade na elaboração de procedimentos e rotinas de limpeza dos veículos e dos depósitos, além da dedetização dos ambientes.
Precisa também seguir as diretrizes de boas práticas em transporte, controle da validade dos lotes, oferecendo informações de processos internos, como fluxo de trabalho, o manuseio do estoque, detalhes da armazenagem e controle de temperatura e umidade, além de outros dados.
Ou seja, a distribuidora precisa pensar no controle de temperatura e umidade, já que variações podem diminuir a eficiência dos medicamentos; conservar, limpar e manter equipamentos; e, dentre outras preocupações, ter controle de documentos e registros, e uma boa visualização dos fluxos de trabalho para dispor de informações sobre os produtos quando as instituições de saúde solicitarem.
Um sistema especializado na distribuição hospitalar ajuda na gestão eletrônica desses documentos e no acompanhamento de toda a cadeia, evitando trocas, deterioração, avarias, perdas ou extravios.
Com o controle dos processos fica fácil atender às exigências da Anvisa, além de melhorar cada etapa das operações. Com um sistema especializado sua distribuidora:
– Obtém informações consistentes;
– Evita o uso de montes de planilhas de controle;
– Facilita a apuração de resultados;
– Aumenta a integração entre departamentos;
– Atende os clientes com mais eficiência;
– Diminui a burocracia e evita erros.
Uma ferramenta poderosa para distribuidores hospitalares
Conhecendo as particularidades das distribuidoras, a Tanis desenvolveu o Mercantis MAT MED: um ERP especializado para uma gestão eficaz para distribuidores de materiais, medicamentos e laboratório.
Sua empresa pode controlar as atas de registro de preços, os pedidos e empenhos pendentes, com visualização do que já foi entregue e do que falta entregar.
Com o Mercantis, suas cotações são mais certeiras, com informações sobre a última venda, preço, data e quantidade; além da rentabilidade por item e por pedido.
O ERP calcula a comissão da força de vendas e o desempenho de cada vendedor; e disponibiliza o mapa de vendas para o gestor montar sua própria estratégia.
Controla contas a pagar e a receber, evitando a perda de prazos e descomplicando o controle de inadimplência e cobrança.
Com o Mercantis, sua distribuidora tem controle da disponibilidade das contas correntes com lançamentos diretos e transferência entre contas, consegue ter previsibilidade financeira através do fluxo de caixa, além de diversos relatórios para a criação de estratégias de gestão financeira mais eficientes aumentando a rentabilidade da empresa.
Com os módulos de qualidade sua distribuidora atende as exigências da Anvisa, como: rastreabilidade e controle de vencimentos dos lotes, relação mensal de vendas, livro de registro específico, notificação de recolhimento e BMPO.
No aspecto fiscal é possível cadastrar regras ficais de entrada e saída de notas e gerar os SPEDs fiscal e contribuições, e disponibiliza diversos relatórios para sua contabilidade, ou seja, com o Mercantis sua empresa tem segurança fiscal.
Por fim, o Mercantis também é uma solução de logística, oferece o PEPS (o primeiro lote que expira é o primeiro que sai), gestão de suprimentos, bloqueia a entrada de lotes próximos do vencimento, e faz as conferências de compra e entrada de produtos, além de diversas outras funcionalidades.
Ou seja, com um sistema de distribuição eficiente sua distribuidora conta com:
– Mais informações e controle sobre as operações;
– Gestão de clientes e vendas de modo simples e ágil;
– Controle da gestão de compras e estoque;
– Soluções de logística.
Significa dotá-lo da capacidade de tomadas de decisão mais certeiras, com informações atualizadas, consistentes e confiáveis em todos os departamentos.
Um ERP completo para sua distribuidora hospitalar
Há mais de 25 anos, a Tanis Tecnologia traz soluções de alto desempenho, auxiliando seus clientes a ganhar mais destaque no mercado.
O ERP Mercantis facilita o fluxo de informações da organização com objetivo de otimizar a tomada de decisões, possibilitando a criação de processos muito mais eficientes. Foi desenvolvido especificamente para distribuidores hospitalares, pensando nas exigências de órgãos reguladores e nas necessidades informacionais de cada departamento.
O Mercantis MAT MED é tudo o que sua distribuidora precisa para otimizar as operações, aumentando os lucros enquanto reduz custos.
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