Chamamos de Gestão de Lotes o conjunto de ações e de controles sistematizados com o objetivo de garantir a rastreabilidade, conforme exigência da ANVISA, e para que as perdas com lotes vencidos no estoque sejam desprezíveis.
É certo que as melhores empresas empregam esta técnica que visa evitar desperdícios, que, em última instância, quando ausente ou mal administrada, representa prejuízo. Não raro são valores expressivos que impactam diretamente na competitividade das organizações e, em alguns casos, falência.
A Gestão de Lotes começa na recepção dos produtos comprados, passa pela armazenagem, é tratada na saída e, por último, no controle dos lotes segregados. Há que se dispor também de um controle efetivo dos lotes que possibilite o monitoramento dos vencimentos para que se tome medidas preventivas antes que vençam, ou impeçam que as datas de validades cheguem próximas ao fim.
Adicionalmente, as empresas que trabalham com produtos consignados, como os distribuidores hospitalares de OPME, precisam estender o controle de vencimentos dos lotes para os diversos estoques que estão nos hospitais.
Também faz-se necessário dispor de métodos que garantam a rastreabilidade dos lotes, sem os quais a empresa incorrerá em sérios riscos por não atender às exigências da ANVISA.
A maioria das empresas implanta parcialmente a gestão dos lotes, como o FEFO (First Expire First Out) ou PEPS (Primeiro que Expira Primeiro que Sai). Outras vão além, definem regras que evitam recepcionar lotes com validades próximas do vencimento, mas, por não conhecerem todos os procedimentos, ou não adotá-los, continuam com a conta de lotes vencidos elevada, impactando negativamente os resultados.
Profissionais de logística e farmacêuticos são qualificados para esta função. Além deles, devido à complexidade e ao volume de dados, impõe-se a utilização de um sistema informatizado e customizado que conheça as regras de negócio da indústria.
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