Não é preciso atuar com a área da saúde para saber o quanto todos os processos podem ser decisivos para a vida do paciente. Cuidar dos equipamentos, dos medicamentos e de cada uma das etapas é um desafio. De acordo com MAIA NETO (1990, p. 28) “um sistema de distribuição inclui os seguintes processos: compras, controle de estoque, armazenamento e controle de qualidade, pessoal e uma série de qualidade do mesmo”.
O mundo está cada vez mais tecnológico e com inúmeras inovações a cada dia. Se pensarmos nos últimos anos, será possível observar que diversas profissões foram extintas, novas foram criadas e trabalhos foram alterados, seja na forma de atuar, na contabilização dos dados e principalmente na gestão. É difícil encontrar um segmento que não tenha sido impactado pelos avanços tecnológicos.
Neste contexto, os fabricantes, os procedimentos médicos e as instituições de saúde são um dos mais influenciados. Essa área já passou por avanços significativos e há muito a evoluir. No entanto os distribuidores hospitalares, um dos players mais importantes da indústria, em regra, ainda funcionam com processos do passado. Salvo raras exceções, a tecnologia ainda não foi percebida como estratégica, geradora de resultados e de competitividade.
Distribuição hospitalar: o que é?
As atividades que conhecemos já não são como antes. É até difícil acreditar que algo possa ser como era há 20 anos. Por isso, é de se esperar que a distribuição hospitalar também tenha passado por mudanças. Para ter uma dimensão basta imaginar que gestão de suprimentos e compras é uma das áreas mais importantes de clínicas e hospitais.
Esses profissionais são responsáveis por calcular a reposição e compra dos medicamentos, insumos e todos os produtos que devem ser utilizados para o cuidado e tratamento do paciente. Imaginemos um único setor do hospital, o centro cirúrgico, por exemplo. Quantas pessoas entram e saem daquele lugar todos os dias? São pacientes com necessidades diferentes. Alguns necessitam de um atendimento urgente, enquanto outros vão passar por cirurgias eletivas, ou procedimentos menos complexos e, independentemente da gravidade, todos precisam de medicamentos e insumos.
O que pode acontecer se faltar algo nesse local? Se um medicamento estiver em quantidade errada ou se faltar algum insumo durante o procedimento?
É por isso que a distribuição hospitalar é importante para as instituições de saúde, afinal, se algo der errado, muitos pacientes podem ficar incomodados ou até mesmo acabar ficando instáveis na mesa de cirurgia.
Ao imaginar esses riscos o fornecedor mais competitivo percebe as oportunidades, o quanto ganharia de mercado com o preço certo, na quantidade certa e no tempo certo de entrega. Para isso é preciso que existam processos padronizados capazes de auxiliar a equipe que está na linha de frente do trabalho.
Distribuição hospitalar – como a tecnologia pode ajudar?
Pode parecer inacreditável, mas muitas distribuidoras ainda utilizam papéis ou planilhas para realizar os controles. É claro que não há nada de errado em atuar assim, até que um erro custe a vida de um paciente e gere um problemão para o hospital. Esse cliente irá fidelizá-lo ou será excluído?
Como deve ser estressante o dia a dia da equipe que faz parte de todo esse processo de distribuição. E como é ter que contar e recontar os materiais? Sem levar em consideração que um erro humano pode desestruturar tudo, afetando o trabalho de diversas pessoas e comprometendo a satisfação do cliente. Considerando esse cenário, é fato que esses profissionais precisam de uma solução capaz de auxiliar na definição dos fluxos e controles dos processos de entrada e saída de material.
A competitividade na distribuição começa e está diretamente relacionada com a gestão de suprimentos e o controle de compras. Para isso o controle de estoque tem de ser confiável. Também é importante envolver os seguintes aspectos: a padronização e o controle da qualidade de todos os processos abordados. Sem tecnologia não tem como saber como estão os insumos, medicamentos e o que pode ficar em falta nos próximos dias.
Mas como a tecnologia pode melhorar esses processos? Já existe uma solução para isso? A resposta para essas perguntas é sim! Se você ainda não conhece, existem alguns ERPs que atuam na gestão desses materiais auxiliando quem está à frente do processo e tornando-os mais eficazes. Afinal, essa é a melhor maneira de garantir que a solução será capaz de contribuir com os fatores mais automáticos, desde gestão financeira e regras fiscais, ao controle de estoque e logística. Enquanto os gestores têm mais tempo para planejar ações com o objetivo de aperfeiçoar ainda mais o processo de reposição de estoque, participação em cotações públicas e privadas, e até mesmo aperfeiçoar o relacionamento interno entre as equipes.
Além de todas as situações apresentadas, algumas distribuidoras ainda sofrem com a dependência de um profissional que fica responsável por todas as informações. Nessa situação, quando esse colaborador não está na empresa ou já não é o seu turno de trabalho, todos os outros ficam perdidos, sem saber o que fazer. Surgem as dúvidas, perguntas e questionamentos sobre o que precisa ser feito, principalmente no aspecto fiscal, para entrada ou emissão de NFs.
Entretanto, ao optar por uma solução, todos esses problemas deixam de ser uma rotina, já que o sistema será responsável por auxiliar os profissionais em vários aspectos: estrutural, organizacional, tributário, financeiro, logístico.
Para que isso aconteça, é essencial que todos os envolvidos conheçam o passo a passo da solução, as etapas que precisam ser seguidas e como cada indicador é importante. Nenhum colaborador pode deixar de preencher as informações ou de atualizar os dados. Só assim a ferramenta será capaz de entregar números corretos sobre o dia a dia de cada área. Outra questão relevante é que outras áreas poderão ter acesso aos números, incluindo as equipes que fazem gestão de indicativos e até mesmo os gerentes e diretores.
Essa é uma ótima forma de facilitar a vida de quem está no comando da distribuição de medicamentos, materiais e insumos e não possui muito tempo para gerar relatórios e repassar informações, não é mesmo?
É a prova de como a tecnologia realmente auxilia e otimiza pra valer o dia a dia dos gestores e demais profissionais que atuam na área de distribuição hospitalar.
Conhecendo a TANIS
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