ENTREVISTA com Max Jefferson – Presidente da Maxxi Distribuidora e Nayara Cristina – Gestora de projetos na empresa.
Confira a emocionante história da Maxxi Distribuidora e a visão de MAX, seu presidente, e Nayara, gestora de projetos, diante dos desafios enfrentados na distribuição hospitalar pós pandemia COVID-19:
1 – Blog Tanis: Conte-nos um resumo da história da Maxxi Distribuidora
Max: A Maxxi Distribuidora é fruto de um desafio que fiz a mim mesmo. Depois de anos empreendendo, pensei em investir e trabalhar com algo não existente em nossa região; algo que fosse inovador, desafiante e disruptivo. Começamos pequenos, como uma semente, mas não deixamos de pensar grande! À medida que o tempo passou, criamos uma cultura forte; atraímos e treinamos uma equipe no desejo de expandir. Saímos de atendimento reduzido em nossa cidade e região para caminharmos, passo após passo, para sermos referência em nossa região. Hoje, depois de construirmos um legado de atendimento de excelência em nosso estado, pensamos em romper fronteiras e alcançar todo território nacional.
2 – Blog Tanis: Na sua visão, quais os principais desafios dos distribuidores hospitalares neste exato momento, um ano e cinco meses após o surgimento da pandemia COVID-19?
Max: Os desafios são muitos, mas vou citar cinco. O primeiro é a sustentabilidade financeira da empresa; um caixa de seis meses, pelo menos. Esse caixa servirá para oportunidades bem como para auxílio, se passarmos por outro revés de paralização por causa da pandemia. O segundo é o ajuste dos processos: a burocracia não pode ser mais um entrave que retarda o tempo de atendimento, negociação, venda e entrega dos produtos ao cliente. O terceiro é o uso da tecnologia: as empresas precisam se tornar empresas de tecnologia. Elas não podem desconsiderar as mudanças geradas pela pandemia. O quarto desafio é o uso da internet como plataforma de vendas: tanto a empresa quanto o cliente precisam se alinhar nessa nova era das vendas e atendimentos online. O quinto é o cuidado com a saúde emocional dos colaboradores: esse tempo não tem sido fácil para nossas famílias. Há pessoas perdendo familiares e amigos. Portanto, é muito importante que o empresário esteja atento à saúde emocional e mental dos seus. Para isso, é importante que o PDI seja ativado e, se possível, feito pelo próprio empresário.
3 – Blog Tanis: Como Maxxi está lidando com esses desafios?
Max: Há alguns anos estabeleci os valores da empresa. Por isso, em primeiro lugar, temos sido recompensados por vivermos nossos valores; eles não ajudaram muito nesse momento. Ter um caixa de seis meses, por exemplo, que é um dos nossos valores, nos permitiram passar por esse tempo sem desespero nosso e de nossos colaboradores, que não foram afetados em seus recebimentos em momento algum. Em segundo lugar, a unidade entre todos nós da empresa tem feito a maior diferença. Como empresa, decidimos passar pelos ajustes necessários com muito diálogo, compreensão e ação. Por isso, estamos caminhando passo após passo em direção aos nossos alvos. Não é possível colocarmos todos aqui, mas, como empresa, temos mais de 20 metas sendo trabalhadas para ultrapassarmos esse tempo com crescimento e gratidão.
4 – Blog Tanis: Durante a pandemia houve crescimento? Se sim, quantos % comparado aos anos anteriores?
Max: Houve crescimento sim. Crescemos um pouco a mais que 50% em relação aos anos anteriores, porém com grandes desafios de time e logística. Isso nos fez decidir por alinhamos, fazermos ajustes para poder crescer novamente.
5 – Blog Tanis: O Sr. pensa em alguma expansão para 2021? E para os próximos anos?
Max: Estamos sempre pensando grande com o custo de empresa pequena, esse é um dos nossos segredos. Nosso próximo alvo é expandir para outros estados brasileiros.
6 – Blog Tanis: Nossa equipe de consultoria observou o quanto a empresa (diretoria e colaboradores) internacionalizou a missão, visão e valores da empresa, vê-se claramente que não são apenas palavras bonitas no papel, protocolares. Qual a importância dessa cultura no sucesso da empresa?
Max: Enxergamos o sucesso de uma empresa pelos frutos que ela gera. Esses frutos precisam de uma série de arranjos para acontecer. A raiz, a terra, o sol, a água, o cuidado do agricultor são fundamentais para o sucesso daquela árvore. Se você estivesse diante de uma árvore, o caule, para mim, seria a cultura. Ela é o que dá sustentação ao crescimento da empresa. Sem a cultura não há avanços significativos para nenhuma empresa, não há sucesso. Como essa ilustração, você conseguirá perceber como a cultura é importante para nós. Mas há outros fatores para o sucesso!
7 – Blog Tanis: A Maxxi está implantando um novo ERP, o Mercantis, como ele se encaixa nos projetos futuros da empresa? Esta tecnologia é estratégica para sustentar os planos de expansão?
Max: Quem me conhece sempre me ouve dizer: toda empresa precisa se tornar uma empresa de tecnologia. É nessa premissa que, diante dessa nova implementação de ERP, acreditamos estar mais pertos da realidade de termos a tecnologia como uma eventualidade orgânica em nossa empresa.
8 – Blog Tanis: Durante a implantação do Mercantis nossos consultores perceberam a grande importância que os indicadores de desempenho têm no seu modelo de gestão. De que forma eles o auxiliam na tomada de decisões?
Max: Um dos valores que tenho é o da decisão assertiva e rápida. Isso acontece por eu ter o tempo como um dos valores mais altos em minha vida. E o que precisamos para tomar a melhor decisão? Precisamos usar a inteligência Macro, que são as cinco inteligências que podemos usar para os negócios. Com isso, uma vez que o conhecimento de informações faz parte dessa prática da construção de nossas decisões, seus consultores foram assertivos em perceber o quanto somos diligentes no desenvolvimento de nossos indicadores. Para ilustrar, podemos tomar um exemplo que sempre compartilho. Quando andamos de bicicleta, de carro, de moto, temos alguns tipos de indicadores. Porém, quando estamos em um avião, por causa da complexidade desse meio de transporte, precisamos de milhares de indicadores. Esses indicadores são tão amplos e detalhados que o piloto não precisa enxergar quase nada além dos seus instrumentos. Como desejamos voar alto, precisamos de muitos indicadores para “apertarmos o botão” certo.
9 – Blog Tanis: Para entendermos melhor como está a implantação podemos entrevistar a Nayara, a facilitadora da Maxxi no projeto Mercantis?
Max: Claro que sim. Aqui temos a cultura de envolvermos todos na decisão dos projetos, além de desafiarmos todos a compartilhar.
10 – Blog Tanis: Nayara, conte-nos um resumo da sua trajetória profissional.
Nayara: Ingressei no mercado de trabalho aos 17 anos como estagiária na área de auxiliar administrativa. Já tive a oportunidade de trabalhar em diversos segmentos distintos, como supermercados, fábrica de estofados, loja de materiais de construção, designer gráfico e durante essas experiências profissionais cursei Administração de Empresas. Até que no ano de 2017 entrei na distribuidora e de lá pra cá tenho me dedicado ao máximo ao meu trabalho, visto que foi aqui onde tive a oportunidade de crescer como pessoa e profissional.
11 – Blog Tanis: Antes de optar pelo Mercantis a Maxxi prospectou diversos ERPs, o que levou à escolha deste sistema?
Nayara: Foi o primeiro sistema que nos apresentou as ferramentas mais próximas da nossa realidade e necessidades.
12 – Blog Tanis: O sucesso da substituição de um ERP passa muito pelo empenho dos colaboradores durante os cadastros, configurações e inventário, a equipe Maxxi está de parabéns pelo comprometimento e serviço executado nas etapas que antecederam a “virada”. Como foi a preparação para receber o novo sistema?
Nayara: Foram dias de muita dedicação, dias de exaustão antes e depois do inventário, mas a nossa equipe tem um engajamento muito grande e mais do que isso nossa equipe está sempre pronta a fazer o que for preciso para o bem da empresa.
13 – Blog Tanis: O momento mais crítico é a “virada” do sistema, ou seja, quando a empresa migra para a nova tecnologia. Os principais problemas que acontecem são decorrentes do mal planejamento, falta de engajamento dos usuários, sobrecarga de trabalho, e negligência do desenvolvedor. Em função disso, após as semanas de “virada”, como avalia estas etapas, planejamento, pré-implantação, e a virada em si?
Nayara: Em relação ao suporte em nenhum momento ficamos sem o Eduardo (Coordenador de implantação), assim também como a equipe toda estive presente diante as nossas necessidades, mas de fato, esses são os momentos mais críticos, pois tudo o que acontece já é valendo e nós temos uma demanda de atividades muita alta, e urgente também. Existem alguns pontos de melhoria que estão em desenvolvimento e andamento e que são de extremas necessidades para as nossas atividades diárias. Eu diria que a maior dificuldade no momento está sendo o processo de algumas melhorias que estão sendo feitas e conciliar as nossas atividades tão intensas e urgentes.
14 – Blog Tanis: No projeto Mercantis haviam pré-requisitos que demandaram customizações, a conciliação em tempo real entre o estoque fiscal e o gerencial, o arquivo Fortes da contabilidade e o termo de acordo fiscal com o Estado do Ceará, a Tanis atendeu a todos? Como você avalia o resultado do que já é perceptível?
Nayara: Sim, a Tanis conseguiu desenvolver esses pré-requisitos, mas esses pontos eu considero um dos mais importantes e cruciais da mudança. Nesse início de mês enviaremos à contabilidade os arquivos para validação, e de fato teremos mais certeza em relação ao resultado positivo. Gostaria de validar o empenho da equipe em estudar algo que é tão específico de algumas empresas.
15 – Blog Tanis: Embora esteja muito recente, já é possível perceber os resultados e a transformação que o ERP Mercantis trouxe para a rotina e os processos da Maxxi?
Nayara: Sim, embora esses primeiros meses estejam sendo de adaptação, melhorias e ajustes, já tivemos muitos relatórios que facilitaram os nossos acompanhamentos.
16 – Blog Tanis: Para concluir a implantação ainda faltam algumas soluções, como o BI que extrairá os indicadores de desempenho, as consultas gerenciais, a integração com a Bionexo, e o Mercantis Log. Este último é um módulo mais avançado no processo de logística que irá requerer mudanças de layoute do armazém e aquisição de equipamentos. Optamos em deixar para um segundo momento para que os fluxos dos novos processos sejam bem assimilados e tenhamos massa de dados no sistema. Qual é a expectativa da Maxxi para estes novos recursos?
Nayara: Temos uma expectativa grande em relação a esses recursos, principalmente nos indicadores de desempenho e o Mercantins Log. Queremos primeiro nos sentir seguros no manuseio das ferramentas do sistema e dar inícios aos outros recursos, principalmente aqueles que nos farão otimizar nosso tempo que é tão escasso.
17 – Blog Tanis: A equipe de consultores da Tanis responsável pela implantação atendeu adequadamente os usuários? De 1 a 5, que nota você daria para o time e o modelo de implantação da Tanis?
Nayara: 05
18- Pergunta final – Blog Tanis: Você recomendaria o ERP Mercantis?
Nayara: Sim
Este conteúdo foi interessante para você? Confira outros artigos exclusivos do Blog TANIS sobre o setor de distribuição hospitalar e comece a fazer a diferença nos resultados da sua empresa!
