Quem trabalha com licitações sabe o quanto é importante e trabalhoso controlar as Atas de Registro de Preço. A rigor, poucas empresas o fazem, por falta de estrutura de pessoal ou tecnologia, e até mesmo por negligência.
O Estado brasileiro, nos diversos níveis, é desorganizado, todos sabemos e vivemos a sua ineficiência, por isso torna-se ainda mais importante que o fornecedor tenha um controle confiável das suas atas; o risco de atender um empenho emitido fora da legislação é alto, como quantidade acima do contratado, preço divergente, ou após a data de vencimento do contrato, dentre outros.
Nesses casos, o prejuízo pode ser grande, afinal o erro só será percebido tempos depois, quando os produtos já terão sido consumidos. Se em condições normais, em muitas situações, receber pelo faturado é uma aposta, com erros então a inadimplência será quase certeza. No mínimo terá uma bela dor de cabeça até que o problema esteja solucionado, desviando as energias e o foco da empresa da sua atividade fim.
O controle das atas pode também alavancar vendas, pois, como dito acima, as repartições públicas são, em regra, desorganizadas, e não raro, “esquecem” que têm contratado produtos que precisam comprar. Um bom controle da atas oferece algumas visões, uma delas é a lista de produtos que não foram empenhados. Uma visita aos clientes pode provocar vendas dos itens que a empresa se preveniu, evitando perdas de vencimento dos lotes por ausência de giro.
Outro ponto a ser destacado é dispor do Controle das Atas no ERP, um software a parte perderia muito a eficiência, ser um módulo adicional agiliza os lançamentos e elimina o retrabalho. Normalmente as atas têm validade de 12 meses, algumas com diversos itens, é comum atas de 60 a 200 itens diferentes. Se o órgão público empenhar mensalmente todos os itens ou uma boa parte deles a empresa terá de lançar manualmente todos os itens todos os meses, uma tarefa demorada e sujeita a toda sorte de erros. Além do tempo despendido na tarefa.
Um bom Controle das Atas terá todos os itens cadastrados no contrato do sistema com as respectivas quantidades totais e preços unitários. Ao receber o empenho basta que o usuário localize o contrato correspondente e informe as quantidades por produto que o sistema irá gerar o pedido. Ou seja, o lançamento será apenas das quantidades, reduzindo os erros e o tempo, e eliminando o retrabalho de lançar mensalmente e manualmente pedidos similares.
Se a sua empresa trabalha com licitações, antes de adquirir um ERP verifique se ele controla as Atas de Registro de Preços, isto poderá fazer uma grande diferença.
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Autor: Geraldo Valle
