As distribuidoras de OPME sofrem com intensos desafios em seu dia a dia. Parte deles está ligada diretamente com o cumprimento das normas regulamentadoras e a autonomia do responsável técnico no momento de tomar decisões importantes que vão afetar diretamente os processos de compra, a padronização de materiais e a logística para a entrega aos clientes finais.
Este artigo aborda os principais desafios desse profissional, qual formação precisa ter para exercer essa função, e as mudanças significativas que a pandemia COVID-19 está causando nesse mercado.
Os principais desafios para distribuidoras de OPME
Um dos principais desafios enfrentados pelos distribuidores de OPME é a negociação dos produtos por um preço que seja acessível ao cliente final.
Essa dificuldade se deve ao fato de que os materiais envolvidos na produção e produtos acabados são importados e com a alta do dólar pressionam o valor do produto final, o qual geralmente faz com que se tenha um preço final maior do que o esperado, reduzindo a margem de lucro, e, no extremo, eliminando-a ou até mesmo ficando no vermelho! Fora isso, ainda têm que lidar com a constante mudança de tecnologia e realizar o acompanhamento profissional junto aos médicos.
Como se não bastasse o quadro acima, devido à pandemia do novo coronavírus, os procedimentos eletivos foram suspensos, restando apenas as urgências e emergências. O que requer agilidade e precisão na disponibilização dos produtos certos na hora certa. É a tempestade “perfeita”.
Não obstante, vale destacar, que o profissional responsável pela distribuição tenha formação técnica especializada para lidar com todas as demandas e obstáculos, o foco do atendimento é o paciente, que precisa ser atendido a tempo no seu pior momento, de dor e desespero.
Sendo assim, os principais desafios do responsável técnico são:
– Exigir a autonomia contínua necessária para assinar pela empresa, uma vez que a responsabilidade técnica da qual responde precisa desse parecer;
– Estar em constante atendimento às necessidades da área comercial, oferecendo qualidade e prontidão a todos os clientes;
– Conduzir e orientar todas as atividades envolvidas na manutenção da rastreabilidade com a garantia na distribuição do produto até o cliente final, o paciente, assumindo a total responsabilidade desses trâmites;
– Verificar e assegurar que todo o sistema de manutenção do SGQ seja seguido, mesmo em momentos de pressão das demandas urgentes ou emergenciais da área comercial para algum cliente externo.
Fica claro que o distribuidor tem um papel importantíssimo a cumprir na cadeia de valor até o consumidor final, o paciente implantado. Por conta disso, precisa dispor de um corpo técnico especializado para não comprometer a entrega para os procedimentos médicos.
Conheça outros desafios enfrentados lendo o artigo: Os 5 principais desafios do gestor de distribuição hospitalar em 2021
Relacionamento entre o distribuidor e o cliente final na pandemia
Com a pandemia COVID-19 o ambiente laboral foi bastante afetado, principalmente pelas medidas de isolamento e distanciamento social impostos como prevenção. Mesmo assim, o relacionamento entre o distribuidor e o cliente final não pode ser interrompido, seria um caos na saúde.
No entanto, o agravamento da crise sanitária fez com que os responsáveis técnicos fossem realocados para trabalharem em casa. Nessa condição, tiveram que lidar com as demandas dos pedidos e entregas de forma bem mais automatizada e com acesso ilimitado a um software de gestão na nuvem e especializado em OPME.
O deslocamento restrito também afetou a logística de entrega dos materiais. Foi necessário realizar uma coordenação amplamente diferente, com menor incidência de contato, o que também afetou a disponibilidade de funcionários para executar o transporte até a entrega final.
O que pode ser melhorado na distribuição de OPME a partir de um sistema integrado e na nuvem?
Com a possibilidade de usar um ERP especializado a empresa consegue padronizar processos que melhoram a produtividade garantindo uma entrega totalmente segura, dentro dos padrões regulatórios, e com os controles necessários.
A primeira delas é a manutenção do cumprimento dessas normas regulatórias. O principal gargalo está na separação dos produtos dos pedidos dos procedimentos, onde há a necessidade de garantir a rastreabilidade dos produtos/lotes, local do procedimento, fonte pagadora, médico e paciente. Um sistema especializado oferece soluções de agilidade sem perda de controle.
Nesse caso, com um sistema na nuvem, o técnico responsável pode, mesmo de casa, acompanhar o processo, e, como exigem diversos fornecedores, gerar mensalmente o sell out em poucos minutos, já que o processo foi executado dentro dos padrões definidos no Sistema de Gestão de Qualidade.
Desta forma, percebemos o quanto um sistema especializado no distribuidor de OPME pode ser bastante vantajoso para que o responsável técnico consiga prestar o devido auxílio para a distribuição e controle desses materiais para os clientes ao final da jornada.
A organização dos processos também é importante para que a empresa, através dos gestores, consiga cumprir os 4 passos fundamentais: decidir, comunicar, estruturar a implementação e favorecer a melhoria.
Por fim, mas não menos importante, o gestor precisa valorizar os demais colaboradores, além de entender cada vez melhor como delegar funções mais específicas para as equipes certas.
Aumento da produtividade da equipe
Como consequência, a valorização profissional aumenta a produtividade, principalmente dos que estão envolvidos na parte logística de entrega dos materiais aos hospitais. Isso evita, vale dizer, que surjam atrasos ou a desmotivação de cumprir com as rotas traçadas, nas condições necessárias para que o produto chegue perfeito e no prazo.
Já a delegação de funções específicas para os colaboradores mais qualificados também traz agilidade no momento do atendimento, separação e envio dos produtos, e pode funcionar melhor sendo automatizada. Como consequência, o cliente consegue receber sua solução até mesmo antes do prazo, e sem perda de controles.
Todas essas melhorias só são possíveis a partir do uso de um software na nuvem, e pensado para oferecer as soluções para demandas que permeiam as distribuidoras de OPME.
A partir do seu uso centralizado, os gestores e todo o resto da equipe técnica conseguem ter acesso a todos os trâmites necessários dos pedidos em um único lugar. Isso, vale ressaltar, facilita a atuação da equipe e faz os empecilhos externos não afetarem na entrega dos materiais para os hospitais.
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